Внедрение автоматизированных информационных технологий в учреждении службы крови

  • 16.09.2014

Ключевыми условиями повышения качества и инфекционной безопасности гемотрансфузионных сред, а следовательно и эффективности деятельности Учреждения службы крови, — является согласование, стандартизация и контроль всех этапов технологического процесса, отвечающих за планирование, заготовку, производство, лабораторные исследования, апробацию, карантинизацию, выдачу компонентов и препаратов крови в лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ), обеспечения и использования расходных материалов. Механизмом достижения этих условий является комплексная автоматизация деятельности Учреждения службы крови. Так как, именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации определяет эффективность организации технологического процесса и принятия управленческих решений в Учреждении службы крови [1].

Автоматизация технологических процессов Учреждения службы крови за счет внедрения информационной системы. С 2011г. в Харьковском областном центре службы крови (ХОЦСК) начата разработка и внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) — системы управления деятельностью учреждения, которая базируется на применении математических методов и технических средств обработки данных при учете, контроле, анализе, планировании и организации процессов с учетом специфики работы службы крови.

Основные этапы создания и внедрения АИС в Учреждении службы крови:

  • предварительное обследование Учреждения службы крови;
  • исследование существующих АИС в службе крови;
  • определение требований и ключевых факторов влияния;
  • проектирование и разработка АИС;
  • внедрение и сопровождение АИС [2].

Предварительное обследование Учреждения службы крови проводится с целью описания существующих технологических процессов, определения узких мест, противоречий, недостатков. Обзор и оценка рынка АИС позволяет проанализировать недостатки и преимущества существующих систем, выбрать готовое программное решение для внедрения или обосновать целесообразность разработки нового.

Требования пользователей к АИС подразделяются на 3 уровня:

  • уровень руководителя (мощные механизмы агрегации данных, получение наглядных отчетов, легкость использования); 
  • стратегический уровень менеджмента (планирование); 
  • уровень пользователя (легкость использования, простота обучения, прозрачность операций и действий) [3].

Ключевые факторы влияния определяются целями, которые планируется достичь благодаря внедрению АИС.

Цели разработки и внедрения АИС в ХОЦСК:

  • накопление, хранение, обработка, выдача достоверной и оперативной информации о донорах и лицах, которым запрещено выполнять донорскую функцию; 
  • учет, контроль информации о заготовке и производстве компонентов и препаратов донорской крови; 
  • повышение инфекционной безопасности и качества компонентов донорской крови; 
  • обеспечение прослеживаемости компонентов крови от донора к реципиенту и в обратном порядке [4]; 
  • оперативное управление запасами компонентов крови; 
  • уменьшение вероятности возникновения ошибок; 
  • возможность удаленной работы с актуальной базой доноров в отделениях трансфузиологии (ВТ), филиалах и выездных условиях заготовки донорской крови; 
  • возможность интеграции системы в объединенную базу данных (БД); 
  • повышение надежности хранения информации; 
  • автоматизация процессов принятия решений пользователями [5]; 
  • оперативное формирование форм статистической отчетности.

Достижение каждой цели предусматривает определение функциональных задач учета, контроля и управления АИС в Учреждении службы крови.

Проектирование и разработка АИС включает элементы совокупности обеспечений:

  • информационного (структура БД, входные параметры, справочная информация, выходные параметры); 
  • математического (логика и алгоритмы принятия решений); 
  • программного (прикладные программные решения); 
  • организационного (должностные инструкции, распоряжения, приказы об ответственности персонала, занятого эксплуатацией и сопровождением АИС), 
  • технического (комплект технических средств, специализированного оборудования, расходных материалов, необходимых для эксплуатации АИС) [6].

Внедрение и сопровождение АИС предполагает тестирование полученных программных решений на соответствие заявленным требованиям, подготовку Учреждения службы крови к запуску программного комплекса, обучение персонала, установку и настройку программного комплекса.

АИС Службы крови в ХОЦСК представляет собой более 20 автоматизированных рабочих мест (АРМ). Комплекс технических средств включает в себя около 30 компьютеров, в том числе в ВТ и филиалах. АИС состоит из модулей, которые выполняют определенные функции.

Модуль «Регистратура» позволяет осуществлять проверку лиц, изъявивших желание быть донором, по БД на наличие временных и постоянных медицинских отводов от донорства; учет информации о донорах и лиц, которым запрещено выполнять донорскую функцию; фотографирование донора и присваивание штрих-кода для дальнейшей идентификации. Штрих-код печатается на карточке донора и наносится на одноразовый бумажный браслет, одевается на руку донора. Это позволяет уникально идентифицировать донора и его текущий визит, исключает необходимость предъявления паспорта и возможность подмены документов на всех последующих этапах движения донора.

Модуль «Лаборатория переддонационного обследования» предназначен для учета и контроля расходных материалов, результатов клинических лабораторных исследований и автоматического импорта данных исследований с гематологического и биохимического анализаторов, которые интегрированы с АИС.

Модуль «Врач-терапевт» предусматривает учет данных объективного обследования и анамнеза донора, просмотр данных предыдущих визитов донора, регистрацию заключения о пригодности либо не пригодности к донации, типа донации и дозы, импорт параметров и результатов исследований по аппаратной части оборудования.

Функциями модуля «Донации» является учет результатов проведения донации, автоматическое формирование технологических этикеток со штрих-кодом на контейнеры с заготовленной кровью и пробирки-спутники, списание расходных материалов.

Модули «Выездная бригада» и «Отделение трансфузиологии / филиал» — это сочетание модулей «Регистратура», «Лаборатория переддонационного обследования», «Врач-терапевт», «Донации» с определенными правами доступа.

Модуль «Производство компонентов» включает в себя регистрацию данных о производимых компонентах, формирование и печать технологической этикетки, контроль объема компонентов и списание расходных материалов.

Модуль «карантинизация» предусматривает автоматизированную проверку плазмы на наличие вирусоносительства или заболевания донора ВИЧ, вирусные гепатиты, сифилис и другие инфекции во время карантизации, контроль снятия плазмы с карантизации по сроку и систему учета плазмы в морозильных камерах.

Модули «Биохимическая лаборатория», «Изоимунологична лаборатория», «Бактериологическая лаборатория», «Лаборатория скрининга на гемотрансмиссивными инфекции» предусматривают автоматизированный учет и контроль результатов лабораторных исследований, запасов и затрат реактивов и реагентов, импорт данных с лабораторных анализаторов.

Модуль «Контроль качества» предназначен для учета, контроля и оперативного анализа уровня соблюдения технологии на всех этапах заготовки, переработки, хранения донорской крови и ее компонентов, сертификации готовой продукции;

Модуль «Апробация и паспортизация» позволяет осуществлять автоматизированное этикетирования готовой продукции по результатам лабораторных исследований и контроля качества, учет и контроль списания компонентов.

Модуль «Экспедиция» включает в себя следующие автоматизированные функции: учет поступления и выдачи готовой продукции, оперативное управление и контроль запасов, отслеживания срока годности, списание компонентов крови, учет информации о реципиенте.

Модуль «Производство препаратов и иммунологических стандартов» предусматривает автоматизацию процесса изготовления препаратов донорской крови и иммунологических стандартов, списание расходных материалов и компонентов, контроль последовательности стадий производства;

Модуль «Аналитический блок» — это встроенный механизм отбора данных в режиме реального времени по заданным параметрам, контроля за выполнением плановых заданий и использованием компонентов, анализа деятельности Учреждения службы крови, формирование статистической медицинской отчетности (в т.ч. форма 39-здоров).

Модуль «Материально-технического обеспечения» содержит в себе автоматизированный учет поступления и выдачи материальных ценностей (лекарственных средств, изделий медицинского назначения), контроль запасов и сроков годности.

Модуль «Бухгалтерия» обеспечивает ведение автоматизированного учета основных средств, материальных ценностей, затрат на производство, финансово-расчетных операций, денежных средств, готовой продукции, труда и заработной платы;

Модуль «Банк крови в ЛПУ» предусматривает автоматизированное формирование требований и заявок на гемотрансфузионные среды, учет и контроль запасов и срока годности компонентов в ЛПУ; регистрации результатов трансфузий и осложнений.

Модуль «Технико-экономическое планирование» предусматривает автоматизацию задач расчета планов производства, фонда заработной платы, себестоимости готовой продукции и т.д.

Модуль «Взаимодействие Учреждения службы крови в системе межобластного реестра» обеспечивает оперативный обмен данными о лицах, имеющих отвода от донорства между учреждениями службы крови разных областей.

Особенностями разработанной и внедренной АИС в ХОЦСК являются:

  • автоматическая идентификация донора, донации и каждой отдельной дозы крови и ее компонентов, пробирок с материалом для исследования с привлечением технологии штрих кодирования; 
  • система информационного взаимодействия и оперативного обмена данными в режиме реального времени; 
  • формирование и печать сопроводительной и статистической медицинской документации; 
  • возможность быстрой настройки интеграции в объединенную БД; 
  • возможность интеграции с аппаратной частью лабораторного оборудования; 
  • система аутентификации пользователя с помощью пароля или штрих-кода; 
  • многоуровневая система разграничения доступа; 
  • простой и понятный интерфейс; 
  • реализация стандартных операционных процедур в конфигурации и логике системы.

Комплексная автоматизация в ХОЦСК представляет собой пример разработки и внедрения АИС в Учреждении службы крови. Использование данной АИС обеспечивает оптимизацию затрат, путем автоматизированного контроля технологического процесса; снижения трудоемкости обработки информации; уменьшения вероятности возникновения ошибок персонала, связанных с «человеческим фактором»; повышения достоверности и оперативности получения статистических данных.